EL LIBRO DEL MÉTODO FASE
EL MÉTODO DEFINITIVO PARA SER PRODUCTIVO
CLAVES PARA SER 100% PRODUCTIVO
“El tiempo es lo más deseado que tenemos y, sin embargo, lo que peor gestionamos”
WILLIAM PENN
LA NECESIDAD DE SER EFICIENTE Y EFICAZ
En el periodo de reflexión recordé el concepto que el gurú del management y experto del mundo de la empresa Peter Drucker denomina “productividad personal”.
La productividad personal para Drucker es lograr ser eficiente y eficaz. La eficiencia consiste en hacer las cosas de manera correcta Sin desperdiciar tiempo, es decir, aprovechar al máximo cada minuto, sin distracciones, con atención plena.
La eficacia es poner el foco en lo realmente importante para lograr los resultados esperados, es hacer las cosas correctas, o sea, las que tocan. Por lo tanto, la persona productiva trabaja sin distracciones, con atención plena y, además, asigna ese tiempo de calidad a lo realmente es determinante para obtener los resultados deseados.
Es hacer lo correcto de manera correcta. Y cuando uno es eficiente y eficaz logra ser productivo, lo que para Drucker es ser realmente efectivo.
MEJORA TU PRODUCTIVIDAD Y SÉ MÁS FELIZ
Cuando nos organizamos, somos más productivos, puesto que alcanzamos nuestros objetivos invirtiendo menos tiempo, Y esto no nos conduce únicamente a mejorar nuestros resultados profesionales, sino también a mejorar nuestra felicidad en lo personal.
Ten en cuenta que en la felicidad influye mucho más lo que hacemos que lo que tenemos, máxime, si vamos comprobando que lo que hacemos Es coherente y nos permite avanzar.
Simplemente, hazlo porque:
•Cuando tu desarrollo profesional Mejora y alcanzas mejores resultados, te sientes satisfecho con tu tarea en la vida y, por tanto, feliz.
•Al gestionar mejor tu tiempo dispones de más momentos para realizar esas actividades personales que te aportan altas dosis de felicidad.
•Tu nivel de estrés psicológico disminuye y, Consecuentemente, también lo hace tu nivel de cortisol, un generador de irritabilidad y tristeza.
•Cada día compruebas cómo tu forma de organizarte es diferente a la del resto. Eso te reafirma y te da una seguridad personal que te hace feliz.
•Obtendrás el máximo beneficio de las muchas cosas positivas que para algunos puede ofrecer la posibilidad de trabajar en remoto a su combinación con el trabajo presencial.
Para mejorar mi productividad e ir orientando mi nuevo modelo de vida laboral y personal, escribí un plan de tallado de lo que tenía que hacer para lograrlo. Sin esto, la posibilidad de perder el foco, o de no dar los pasos necesarios en tiempo y forma, era mucho más probable.
Por lo tanto redactar, el plan de Mini objetivos que fueran llevándome a la consecución del objetivo final en cada uno de los retos planteados en mi mapa mental era una tarea fundamental.
Pero un plan requiere poner el foco en cada una de las acciones y que estas estén regladas y se realicen de manera continua para así poder establecer una rutina de trabajo.
Sin embargo, además de una metodología modo de herramienta que me proporcionará la productividad exigida, me di cuenta de que también necesitaba trabajar una serie de actitudes.
LAS CUATRO HACHES QUE MEJORAN TU PRODUCTIVIDAD
Sin embargo, sea cual sea tu situación para implantar con éxito un proceso de transformación y mejorar tu productividad Son imprescindibles lo que yo denomino las “cuatro Haches”
HAMBRE Es necesario estar motivado, hambriento, tener algo que te arrastre desde el principio para comenzar este proceso porque, sin duda, requiere un esfuerzo. Esta motivación es necesaria tanto para el arranque inicial como para luego ir superando los momentos difíciles del proceso.
El objetivo puede ser muy distinto: Buscar una promoción, empezar en un nuevo trabajo, disponer de más tiempo para dedicar a tu familia… En cualquier circunstancia debe haber algo que te motive a querer realizar el esfuerzo que va a suponer introducir cambios en tu forma de trabajo. Es el porqué y el para qué meterse en un proceso de este tipo.
HONESTIDAD No trates de engañarte ni de convencerte de que el problema está en el entorno, porque lo más seguro es que el problema esté en tu actual sistema de organización.
Recuerda: Hay que ser honestos, Empezando por uno mismo. Es sencillo caer en la trampa de hacer responsables de nuestra baja productividad a elementos externos como el jefe, el sector, el propio puesto o incluso el móvil. Tampoco seas excesivamente benevolente contigo mismo cuando analices los cambios que has logrado o si estás siendo constante a la hora de llevarlos a cabo.
“Sé capaz de asumir la responsabilidad personal que te corresponde cuando las cosas no funcionan bien. De esta manera, esa Asunción de responsabilidad dirigirá tu atención hacia futuras acciones que podrás realizar para lograr mejores resultados”.
PETER BREGMAN
HUMILDAD Es esencial poder ser humilde para reconocer que tu sistema no funciona y que tienes que apoyarte en metodologías que, en muchas ocasiones, son contrarias a tus formas habituales de trabajo. Confía y Apuesta por ellas, Pues recuerda que la tuya no ha funcionado y debes Probar con otra diferente.
HACER Hay que tener una actitud orientada a la acción, ser proactivos, pues sin acciones diarias para corregir y mejorar solo te quedarás en buenas intenciones.
Hechos y no palabras, pues las buenas ideas sin acción se acaban convirtiendo en decepciones. Además, esas acciones te llevarán a integrar nuevos hábitos que serán el fundamento de tu nueva forma de trabajo, y los hábitos requieren la repetición de rutinas. Cuando logres integrar esos hábitos, todo será mucho más sencillo en tu día a día.
CONCENTRACIÓN PLENA: NO TE FALTAN HORAS, TE SOBRAN DISTRACCIONES
Hoy, más que nunca, el tiempo es nuestro recurso más preciado. Prueba de ello Es que la clásica queja que solemos escuchar Es que “nos faltan horas y días para todo”, ya sea para preparar un examen, realizar un informe o disfrutar de las vacaciones y, por ello, la correcta gestión de nuestro tiempo es fundamental.
Además, lograr ser efectivo en esa gestión va a ser, en sí misma, una habilidad diferenciadora entre los profesionales, puesto que es cada vez más escasa. Probablemente, hace unos años era difícil imaginar que con la llegada de las nuevas tecnologías de la comunicación, internet, Smartphones, etcétera, que, supuestamente, iban a mejorar nuestras capacidades, entraríamos en uno de los momentos de menor productividad y mayores índices de distracción de la historia.
Especialmente perniciosas han sido las nuevas formas de comunicación y mensajería instantánea, correo electrónico, WhatsApp, Slack, Telegram, iMessage, etcétera, que, como constató cada día en todas las empresas con las que colaboro, en vez de ayudarnos a ser más productivos y mejorar nuestra comunicación se han convertido en el primer y más duro roba tiempo que jamás ha existido.
Y lo que nadie podía imaginar era que la tecnología iba a facilitar el poder trabajar en remoto con las muchas ventajas que la combinación de trabajo presencial y teletrabajo plantea.
Pero una vez más, el uso excesivo de la tecnología ha creado lo que algunos llaman el nuevo cansancio por videollamadas o “fatiga zoom”, que tiene efectos y claramente muy negativos sobre nuestra energía.
Somos adictos a las distracciones que nos provoca al estar pegados a un teléfono móvil desde el minuto en que nos levantamos hasta el minuto antes de dormirnos por cierto, esta costumbre dificulta y retrasa nuestro inicio del sueño.
Esta práctica de exposición obsesiva a todo aquello que nos distrae nos hace perder mucho tiempo mientras pasamos de una tarea a otra la llamada “multitarea” y, además, nos impide concentrarnos más de 10 minutos seguidos en algo.
“La tecnología que usamos se ha convertido en obsesión, Incluso en una adicción en toda regla”
NIR EYAL
La mayoría de las personas reconocen esta situación, pero muy pocas reaccionan para ponerle remedio. Hay muchos autores que inciden en ello, como Andy Stalman en su libro Humanoffon, donde nos Recuerda que el exceso de información a la que nos vemos expuestos actualmente no es nada Comparado con lo que nos espera, o Robin Sharman, quien considera que es necesario tener momentos de “cero conectividad”, ya que si no es imposible concentrarse en las tareas importantes que requieren capacidad cognitiva.
En los últimos dos años he podido observar a directivos y empresarios en su día a día y, sinceramente, es sorprendente que aún no haya logrado conocer a ningún profesional que no esté afectado por uno de estos dos problemas:
PERDER EL TIEMPO DE MANERA INCONSCIENTE
Trabajamos
de un modo reactivo, dejándonos llevar por el día a día, por lo que nos llega
de otros, por las muchas posibilidades de entretenimiento que nos produce el
consultar o utilizar nuestro móvil, por los muchos e-mails que recibimos o por aceptar todas
las videollamadas, en vez de trabajar de manera proactiva en lo realmente
importante.
Si lleváramos a cabo una autoevaluación de las horas que pasamos contestando correos, mensajes de WhatsApp, consultando las redes sociales, navegando por la red leyendo artículos sobre temas de interés personal y haciendo llamadas de teléfono, nos sorprenderíamos mucho.
NO PONER EL FOCO Y LA ATENCIÓN EN LO REALMENTE IMPORTANTE
Hay
muchos profesionales que trabajan con un modelo de Inercia y no se concentran en los objetivos realmente importantes para lograr resultados o, dicho de otra manera, que son incapaces de dedicar su tiempo a lo que es determinante en cada momento.
Por ello, cada vez más, las personas que logran concentrarse y poner atención plena en lo que verdaderamente importa avanzan y logran resultados a una velocidad muy superior a la de las personas con más inteligencia y experiencia que ellos.
Quienes logran salirse de esta dinámica se diferencian no por su manera de trabajar, sino porque esta manera los lleva a lograr resultados que son prácticamente imposibles de alcanzar por los demás. Es lo que me gusta dominar, trabajar con intencionalidad coherente y con frecuencia y consistencia en el tiempo.
CARACTERÍSTICAS COMUNES DE LAS PERSONAS REALMENTE PRODUCTIVAS
Las personas realmente productivas suelen compartir una serie de actitudes, comportamientos y valores.
Alguno de ellos son:
- Invierten tiempo en la propia observación de cómo gestionan su tiempo. Se evalúan sobre cómo han trabajado y aprovechado el día y se dan una valoración al final de la jornada. de la misma manera, reflexionan y planifican semanalmente
- Siempre tienen en su mente cuáles son sus próximos objetivos y metas, y esto los motiva a poner el foco en ellos y a esforzarse en lograr ser realmente productivos.
- Disponen de un método propio de organización de su tiempo y de su trabajo que aplican a diario, con constancia. Esto les permite fijarse objetivos.
- Tienen una serie de rituales y hábitos sistematizados que revisan periódicamente y que siempre cumplen, salvo por causas extraordinarias.
- Son capaces de dedicar parte de su tiempo aquello que realmente importante y determinante para lograr resultados y evitan procrastinar esas tareas de mayor complejidad.
- Han aprendido a adaptar su organización y método a cualquier entorno de trabajo, sea presencial, remoto mixto; o incluso cuando viajan, dedicando tiempo a mejorarlo sin dejarlo a la improvisación o inercia.
DETECTA QUÉ TIPO DE TRABAJADOR ERES, ¡Y CÁMBIALO!
BRILLANTES SIN SISTEMA: son personas inteligentes, pero que trabajan lo justo. Suelen lograr resultados, aunque no tienen un sistema de trabajo claro. Su personalidad es algo anárquica, logran los mínimos resultados para evitar problemas y no están dispuestos a tener que modificar su forma de trabajo porque se sienten cómodos con ella.
El problema es que, teniendo mucho más potencial, nunca sacan lo mejor de sí mismos, es decir, su más alto desempeño. Esto es una rémora para ellos y para la organización donde trabajan.
VOLUNTARIOSOS DESENFOCADOS:
Son muy trabajadores, pero no tienen foco, lo que supone que no logran los resultados que deberían a pesar de las muchas horas que invierten. Son esos que siempre están antes que nadie y se van los últimos. Algunas veces brillan, otras muchas no y casi siempre se los ve agobiados.
El problema es que este sistema de horarios tan intensos a Costa de su vida personal a la larga los lleva a quemarse e, incluso, a sufrir problemas emocionales serios porque ese estrés continuo trae premio, pero de los malos.
PILLOS HOLGAZANES:
Son muy poco trabajadores, pero dan los mínimos resultados para salvarse casi siempre. Ellos van a su aire y, cuando ven que pueden salir mal en la foto, su pillería los hace salvarse u obtener el mínimo resultado necesario.
El problema es que suelen quemar a todo el mundo que tienen alrededor que los acaba odiando y a la larga, tienen problemas con sus jefes, que se hartan de ellos y de sus “soluciones último minuto” o “Salvados por la campana”
ASTUTOS PRODUCTIVOS:
Son una minoría del porcentaje de trabajadores en las organizaciones. Son los de manual de productividad, tienen muy identificado su 80/20 ese 20% de temas determinantes que te permiten lograr el 80% de los resultados y están muy concentrados en ello.
Además, cuando trabajan lo hacen con atención plena, Sabiendo decir que no y quitándose distracciones. Siempre planifican sus semanas y días con detalle. Son proactivos hasta el punto de que si una Reunión se atasca, lo dicen. Y tienen muy claro que deben estar bien a nivel emocional y físico, Así que se cuidan.
Han logrado, dentro de sus posibilidades, una combinación de trabajo presencial y remoto óptima que les permite avanzar hacia su máximo potencial y diseño. Además, tienen tiempo para sus familias y aficiones.
Llegados a este punto te toca reflexionar sobre cuál es la forma de trabajo que predomina en tu día a día, y tienes que hacerlo con honestidad y humildad, sin caer en el autoengaño.
Muchas personas tienen dificultades para analizar en este aspecto por lo que te propongo estos cinco ejercicios:
- Haz un esquema de todas las actividades que realizas semanalmente, pues ahí es donde puedes detectar si hay actividades que no tienen valor añadido o que no son realmente importantes
- Detecta los roba tiempos y los malos hábitos en tu forma de trabajo
- Analiza cuál es tu capacidad de trabajo teniendo atención plena y Durante cuánto tiempo puedes mantenerla.
- Piensan en cómo se mantiene tu estado energía cada día, en Cómo evoluciona durante la semana y en Cómo finalizas la semana los viernes.
- Analiza, si tienes la posibilidad de combinar el trabajo en remoto con el presencial, qué fórmula es la más idónea para ti y que temas positivos te podría aportar, así como qué riesgos puedes minimizar y cómo hacerlo, si algo te puede afectar negativamente por algún cambio que te ha venido dado en este sentido.
A partir de aquí serás consciente de tu estado de energía a la hora de afrontar el trabajo Es decir, si se mantiene un buen nivel durante toda la jornada laboral, de cual es tu forma de trabajo si pierdes mucho tiempo por culpa de los roba tiempos y malos hábitos y si logras trabajar con atención plena en temas realmente importantes.
Si estás practicando el teletrabajo algunos días, también es bueno que analices sus efectos en cuanto a tu energía, tus roba tiempos y malos hábitos y, En definitiva, tu productividad.
Además para evitar autoengaños, es conveniente que preguntes a personas cercanas a ti en el trabajo (Busca a personas sensatas y sinceras) cuál consideran que es tu forma de trabajar.
“Una de las mejores y menos consideradas formas de incrementar tu productividad es pasar tiempo con personas que son productivas”.
THAN PHAM
