EL MÉTODO DEFINITIVO PARA SER + PRODUCTIVO

FOCO
“Deja de gestionar tu tiempo y ponte a gestionar dónde pones tu foco”
ROBIN SHARMA

ROBA TIEMPOS, MALOS HÁBITOS Y TAREAS SIN VALOR AÑADIDO
Para que podamos poner el foco en lo realmente importante y ganarle horas al día, es necesario identificar todo aquello que nos hace perder tiempo de manera gratuita.

1.ELIMINAR ROBATIEMPOS Y MALOS HÁBITOS
•Un roba tiempo es todo aquello que viene del exterior y que nos quita tiempo sin aportar valor a Nuestro objetivo Como, por ejemplo, el compañero que nos interrumpe continuamente en la oficina en vez de acumular sus dudas para tratarlas en los momentos del día específico para ello. O una mascota que tenemos en casa y que viene a nosotros y nos reclama atención continua los días que estamos teletrabajando.

•Un mal hábito es aquella forma personal de trabajo que nos quita tiempo o efectividad en lo que hacemos Como, por ejemplo, consultar el correo cada 10 minutos y el móvil cada tres. O incluso ponernos en casa a ver una serie de Netflix a media mañana.

Los “seis enemigos a batir”: correo electrónico, WhatsApp, redes sociales, internet, reuniones, conversaciones por teléfono y compañeros o jefes que no sean profesionales de las interrupciones.

2.DELEGAR TAREAS SIN VALOR AÑADIDO
Una vez que tengas identificados tus robatiempos, tienes que confeccionar un esquema o un mapa mental para identificar todas las tareas que estás realizando actualmente. Normalmente, gracias a este primer ejercicio de auto observación, detectarás qué tarea sin valor añadido Estás realizando y podrías delegar o dejar de hacer, lo cual ya te permitiría ganar una serie de horas a la semana.
Tras este análisis muchos ya detectan que han estado trabajando con un modelo en el que todas las tareas eran urgentes y no ponían el foco en lo realmente importante. Cuando hayas logrado identificar lo que tienes que hacer para poder dejar de perder el tiempo, debes empezar a Trazar el plan para conocer en Qué temas y actividades realmente importantes debes invertirlo.
“Cada actividad en la que decides implicarte tiene un coste de oportunidad. En vez de focalizarte en ser más eficiente, invierte tiempo en reflexionar qué tareas y actividades debes eliminar de tu vida”.
GREG MCKEOWN

OBJETIVOS Y TAREAS DE ALTO RENDIMIENTO (TAR)
•Un objetivo es aquello que debe lograr en tu puesto de trabajo, área de responsabilidad o, incluso, área personal. Un objetivo puede ser de muy distinta naturaleza, desde liderar un equipo a lanzar cierto proyecto en una fecha determinada o acabar una media maratón. En ocasiones, puede hacer referencia a un proyecto concreto, con una fecha final, y en otros objetivos que siempre existen en tu área de responsabilidad.

•Una tarea de alto rendimiento (TAR) o de alto impacto es una actividad o una acción que debes hacer de manera periódica (o no periódica) para avanzar en la consecución de los objetivos y que, además, tiene un efecto sobre ellos. En ocasiones, es bueno señalar que personas pueden estar involucradas en tus TAR por si necesitas algo de ellas.

“La esencia de la disciplina es lograr dedicar tiempo a las cosas realmente importantes frente a las urgentes”.
BARRY WERNER

Para poder mantener el foco, te recomiendo que definas por escrito en una tabla de Excel los objetivos fundamentales que quieres alcanzar en tu área de responsabilidad e influencia y, para cada uno de ellos, las tareas que te llevarán a conseguirlos con éxito. Deberás centrar tu atención en esas TAR, pues son claves.

También te recomiendo clasificar los objetivos por orden de importancia y que definas bien cada uno de ellos, es decir, que sean concretos, medibles, y que te marques un plazo de tiempo para alcanzarlos. Por ejemplo: “Captar dos clientes nuevos cada mes”.
Será necesario, además, que revises estos objetivos mensualmente para que seas consciente de los que hayas alcanzado y de si hay algo a lo que debes dedicar más tiempo o, también, si se han producido cambios en los objetivos prioritarios, pues algunos dejan de existir cuando ya se han alcanzado, otros desaparecen y otros cambian de importancia.
COMBATE LA PROCRASTINACIÓN
Pese a cumplir con esta premisa, que de alguna manera enlaza objetivos y TAR, nos enfrentaremos a un enemigo muy poderoso: La procrastinación, que consiste en posponer tareas importantes y sustituirlas por otras más sencillas y placenteras.

A esto se le llama también “pereza activa”, es decir, trabajar en lo que te apetece y no en lo que debes hacer lo más sencillo en vez de lo complejo.

Sobre este tema se ha escrito mucho, pero quiero Resaltar la opinión de Neil Fiore. Esta investigadora destaca que la procrastinación es un mecanismo que sirve para enfrentarse a la ansiedad asociada con iniciar o cumplir algunas tareas.

Esta consideración es importante, Pues en ocasiones vamos a descubrirnos intentando no abordar tareas muy importantes y que tenemos perfectamente identificadas.

En este caso, postergarlas no es más que un mecanismo de defensa o de escape que, además, provoca una gratificación inmediata al reducir la tensión interna, pero que a medio plazo tiene consecuencias mucho peores.

Frente a esta pereza activa que a (casi) todos nos embarga cuando debemos realizar tareas importantes, utilizo remedios muy sencillos pero eficaces, como:
•Pensar en el placer de no posponer las cosas, frente a la rabia que siento cuando la retraso.
•Ponerme una pequeña gratificación a modo de recompensa si avanzo en este tema complejo.
•Acometer las TAR a primera hora del día, cuando más energía tengo, y así al final de la jornada poder trabajar en tareas menos complejas.
•Iniciar la acción poniéndome como meta realizar un mínimo o algo muy escaso de esta. El simple hecho de arrancarla siempre acaba suponiendo más de lo esperado, como el experimento que propone Stephen Guise en su libro sobre realizar una flexión al día como fórmula para adquirir un hábito.
Guise, S (2016). Mini hábitos: cómo lograr grandes resultados con el mínimo esfuerzo. Málaga: Sirio.
LAS TAREAS URGENTES (TUR) Y OTRAS TAREAS PENDIENTES
Además de las TAR, hay otras tareas de menor importancia pero que Irán ganándola cuando se aproxime su plazo de ejecución y, por lo tanto, requieren ser gestionadas en un plazo de tiempo determinado.

Este tipo de tareas son las tareas urgentes (TUR). Un claro ejemplo de una TUR es comprar un billete de tren o clasificar los papeles y la correspondencia de nuestra mesa de trabajo.

El nivel cognitivo y de esfuerzo necesario para realizar una TAR es mucho más exigente que para una TUR. También existen otras tareas pendientes que se Irán convirtiendo en TUR a medida que avance el calendario y para las que es conveniente disponer de un sistema de registro.

Para organizarte bien, has de tener en cuenta que siempre aparecerá alguna cosa nueva y debes ser capaz de registrarlo, por lo que te recomiendo que lo hagas Siempre de manera inmediata dentro de uno de los dos tipos de tareas: TAR o resto de tareas pendientes, que luego se convertirán en TUR.

Te aconsejo también que utilices algún sistema electrónico, Como por ejemplo Outlook, porque las alarmas o avisos facilitan el control (Aunque hoy en día las agendas están de moda) pero jamás utilices tu propia memoria para esto porque puede traicionarte y después te arrepentirás de no haberlas anotado.

Además, intentar memorizarlas consume una energía que precisamente necesitas para otros quehaceres como la resolución de problemas.

MÁS NO ES MEJOR
El principio de Pareto también conocido como ley de Pareto o regla del 80/20 fue enunciado por el eminente sociólogo y economista italiano Vilfredo Pareto a principios del siglo XX al observar que el 20% de la población poseía el 80% de las tierras o de la riqueza de un país, frente al 80% que apenas poseía el 20%.

Este principio se extendió a la política y a la economía y, en la actualidad, también se utiliza en el ámbito de la productividad. En este campo, nos referimos a él para señalar que el 20% de las tareas que realizamos afectan al 80% de nuestros resultados por la importancia que esas tareas tienen.
De esta manera, dedicar tiempo a ese 20% de asuntos o proyectos relevantes (a mí me gusta llamarlos Big Rocks) te llevará a lograr el 80% de tus resultados más significativos. Para ello tendrás que dar prioridad a esas tareas realmente determinantes y dedicarles momentos de calidad, si no correrás el riesgo de ocupar tu tiempo con temas que queden fuera de ese 20% de lo más importante.
“La mayoría de gente invierte demasiado tiempo en lo que es urgente y no lo suficiente en lo que es importante”
STEVEN COVEY

A la hora de hacer tu planificación semanal, siempre Debes tener en cuenta Cuáles son las TAR y TUR que quieres realizar la próxima semana reconsiderarlas cada día para organizarla según su prioridad.

Esta primera parte, dedicada a fijar objetivos y asignarle las tareas que te conducen a alcanzarlos, es uno de los principales pilares del método y marca la diferencia entre estar siempre ocupado trabajando en algo y estar centrado en lo más productivo y necesario.

Llevar a cabo tu planificación supone una gran autodisciplina en doble sentido: Por una parte, implica un importante esfuerzo personal para dedicarte a lo realmente vital y no a lo que más te apetece o lo que te va surgiendo; por otra parte, supone tener que aprender a decir que no a los demás cuando sus solicitudes o necesidades te alejan de tu cometido diario en relación con tus TAR.

Cómo dice el experto en gestión empresarial Tom Peters: “No hay nada peor que ser una persona que trabaja infinidad de horas no en lo que es realmente importante, sino aquello que no está relacionado directamente con sus grandes objetivos”.

Todos hemos sido (o somos) prisioneros de días en los que lo único que hacemos Es dejarnos llevar por todo lo que nos va cayendo.

Muchos clientes me confiesan que les resulta cómodo trabajar con ese piloto automático. Pero intensidad no es sinónimo de eficacia. El problema es que cuando eso se convierte en tu rutina jamás dedicas tiempo de calidad a lo que realmente determinante o, simplemente, a pensar con distancia y con calma, por lo que tus resultados jamás pueden ser buenos.

Prefiero directivos y profesionales que trabajen menos, pero en lo realmente importante, que aquellos que trabajan muy intensamente, pero no en lo que deben.

Con el tiempo He aprendido que no existe un ritual más potente que el de pensar cada día, al finalizar la jornada, tanto en las TAR que has podido abordar ese día como en las que vas a abordar al día siguiente.
Algunos días habrá circunstancias excepcionales que te rompan la planificación, pero es precisamente este ejercicio final el que te ayuda a Esforzarte al día siguiente para que nada pueda con ese momento tan clave.
APRENDE A DECIR “ NO”
Una sencilla recomendación: Comunícate de manera clara para que los demás entiendan tus razones y acepta compromisos futuros con sus necesidades.

Ser productivo requiere tener cierta valentía en determinados momentos, poniendo barreras a algunas cosas

FIJA TUS “ MOMENTOS TAR”
Una vez que hayas identificado Cuáles son esas tareas determinantes para alcanzar tus objetivos y sepas también cómo introducirlas tanto en tu día a día como semanalmente (y conozcas la agradable Sensación del deber cumplido al final de la semana), es necesario que creas una serie de hábitos para asegurarte de que una vez a la semana vas a llevar a cabo una reflexión tanto sobre las tareas que tienes que a cometer como sobre el tiempo que vas a dedicarle cada día.

Enumeremos estos hábitos:
•Reflexión semanal sobre Cuáles son las TAR lógicas para abordar la semana entrante, incidiendo en Si, dentro de las tareas prioritarias, hay alguna que tiendas a posponer por miedo al fracaso, porque es tediosa o por la razón que sea. Será necesario asumirlo y solucionarlo. Para elegir y señalar esas TAR debes colocar la tabla con tus objetivos y TAR junto con tu plan semanal de reuniones, visitas o viajes.
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•Iniciar cada día señalando las TAR que quieres asumir ese día. Algunas personas prefieren llevar a cabo esta tarea el día anterior, es decir, planificar cada día la víspera.
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•Para poder lograr realmente atacar las TAR con la frecuencia suficiente, Lo más conveniente es disponer de bloques de tiempo predeterminados de atención plena, sin distracción alguna. Yo los denomino “momentos TAR 45 min” porque son bloques de 45 minutos donde debemos aislarnos para que nada nos interrumpa. Son como reuniones con uno mismo (y es recomendable que así figuren en la agenda, pues está demostrado que aquello que se agenda tiene muchas más posibilidades de ser cumplido). Hay empresas que se comparten la misma franja horaria para así facilitar el cumplimiento de los TAR 45 min, pues es un compromiso que todos conocen. En mi caso suelo hacerlo a primera hora el día, antes de comer y después de comer.
•El objetivo en que cada día disponga de dos bloques diarios (lo óptimo serían tres) para que decidas qué TAR vas a realizar en cada bloque de tiempo. Después de cada bloque 45 minutos, dispones de 10 minutos para consultar el correo electrónico o el teléfono y posteriormente 5 minutos de descanso. Estos bloques de una hora los distribuyo de la siguiente manera:

45 minutos para TAR con atención plena sin ninguna distracción.
10 minutos para revisar o contestar correos, llamadas urgentes o mensajes de WhatsApp
5 minutos reparadores con paseo incluido o tomarse un café con algo de tranquilidad.

Cuando logres alcanzar en los “momentos TAR” el estado de fluidez, lograrás un nivel de concentración y de calidad de tu trabajo que elevará tus niveles de eficacia, haciendo que lo complejo te resulte mucho más sencillo.

Es muy importante que no caigas en el error de dedicar algunos de estos bloques de 45 minutos a tareas de tipo TUR

Recordemos la gran diferencia: las TAR son tareas importantes que, además, conllevan concentración y complejidad, frente a las TUR que son tareas simples o repetitivas aunque con “fecha de caducidad” que hay que tener en cuenta.

Cuando el agotamiento llegue y sientas que tu capacidad no es la misma que al inicio del día es bueno que le dediques tiempo a las TUR. Eso facilita tanto el aprovechamiento de un tiempo de menos calidad como el recuperar energía para el siguiente bloque de tiempo de TAR.

Por ejemplo, dedícale tiempo a las TUR al final del día, cuando el cansancio ya empiece a hacer Mella, o gusto al volver de comer.

Este primer paso de definir nuestros objetivos prioritarios y sus TAR y diferenciarlo de las otras tareas pendientes es clave para poder iniciarnos en nuestra nueva forma de trabajo más focalizada. Cualquier persona o profesional tiene en su día a día distintas actividades: reuniones, conferencias, almuerzos de trabajo, revisión de correspondencia o correos electrónicos.
Por todo ello, es fundamental que, entre tantas obligaciones, crees los “momentos TAR 45 min”. Con este sistema de trabajo, con el que dispondrás, por una parte, de un cuadro de objetivos y TAR con revisión mensual donde está lo realmente clave y, por otra, de un sistema de registro de otras tareas pendientes que se van convirtiendo en TUR por fechas, lograrás tener identificado en cada semana y en cada día a qué debes dedicarle tiempo, además de saber diferenciar qué tareas o actividades son mucho más relevantes a pesar de las urgencias.
“Utiliza tu tiempo como tu dinero. Cuando tienes dinero escaso, lo gastas según lo que es más prioritario para tu bienestar. De la misma manera, asigna tu tiempo a las tareas según lo que te acerquen alcanzar tus objetivos”.
DAN ARIELY

Con estos “momentos TAR” diarios podrás emplear el tiempo en lo relevante, identificar cuándo no es así y, de este modo, saber por qué no has cumplido tus objetivos. Esta reflexión constante genera un auto compromiso realmente constructivo.

En la clasificación de objetivos, así como en la asignación de las tareas, deberás guiarte por el grado de importancia que tiene cumplirlos. Recuerda que para lograr alcanzar objetivos y resultados exitosos es esencial dedicar atención plena a las tareas determinantes.
