EL LIBRO DEL MÉTODO FASE CAPITULO 3 – PARTE 4
EL MÉTODO DEFINITIVO PARA SER + PRODUCTIVO
SISTEMATIZACIÓN
“La clave no está en priorizar lo que tienes en tu agenda, sino en agendar lo que es prioritario”.
STEVEN COVEY
Sistematizar consiste en crear unos hábitos o rutinas mensuales, semanales y diarios que son la clave para alcanzar la máxima productividad y efectividad personal y profesional.
Se trata de llevar las buenas prácticas a rutinas periódicas que después se convertirán en hábitos arraigados y formarán parte de nuestra forma de trabajar de manera inconsciente.
En la fase inicial de un proceso de mejora de la productividad, y antes de crear los hábitos lógicos, nos toca desaprender los malos hábitos que tengamos ya muy establecidos, lo que supone un esfuerzo elevado.
Una vez anulados los malos hábitos será necesario crear los nuevos y así, paulatinamente, iremos sustituyendo unos por otros.
No podemos ni debemos interiorizar muchos hábitos nuevos en poco tiempo, pues ellos requiere mucha energía y fuerza de voluntad, que es algo que se va agotando durante el día.
Eso sí, una vez logremos ir repitiendo Estos buenos comportamientos, se Irán asentando como rutinas y así podremos ir abordando nuevos retos.
A medida que vas implantando nuevos hábitos bajo la inercia de las rutinas asociadas a ellos ahorras mucha energía durante el día, puesto que, al no existir un desgaste de reflexión y de toma de decisiones tan intenso, Es como ir con el piloto automático, pero en positivo, en la buena dirección.
El cumplimiento de estos hábitos o comportamientos con la periodicidad necesaria mejorará tu productividad.
Los principales hábitos que tenemos que crear siguiendo el método FASE son los siguientes:
- Cada mes, revisión y actualización del cuadro de objetivos, TAR y big roks mensuales.
- Cada semana, confección del plan semanal.
- Cada día, confección del plan diario (el día anterior).
- Al comenzar cada día, revisión del plan del día y fijar al menos dos “ momentos TAR” de atención plena (mejor si son tres).
- Momentos de agrupar actividades: revisión y respuesta de correos, mensajes o llamadas pendientes.
- Al final del día, momento de reflexión final (coincide con la confección del plan del día siguiente).
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HÁBITO DE CONFECCIÓN DEL PLAN SEMANAL
Crear este hábito consiste en dedicar, como máximo, una hora a estructurar y planificar la semana según el método FASE.
El proceso siempre es el mismo:
- Reflexión sobre los logros de la semana anterior con autocrítica constructiva sobre cómo te has organizado y los objetivos que has logrado.
- Visualización de citas y reuniones, fijando horarios.
- Introducción de los dos (preferiblemente tres) “momentos TAR” diarios, según como tengas la semana.
- Listado de las TAR de esa semana (las obtienes de la tabla en Excel de “Objetivos, TAR Y Big rocks”).
- Revisión de las TUR de esa semana (las obtienes a través de las tareas pendientes de Outlook, teniendo las fechas que hacen que esos temas pendientes se conviertan en TUR).
- Planificación del lunes como primer día de la semana.
Planificar la semana es muy útil para reflexionar sobre los aspectos que quieres mejorar en esos días y para focalizarte mejor.
“Como profesional, tu campo de juego es tu calendario semanal, Una buena forma de saber si estás jugando bien es mirar el valor real o la importancia de las actividades y citas de cada semana”.
TODD HERMAN
HÁBITO DE CONFECCIÓN DEL PLAN DIARIO
Este método, como la mayoría de los que se centran en la gestión del tiempo, requiere de una autoevaluación diaria para poder reafirmarnos o corregirnos y, sobre todo, para ir creando hábitos.
Se trata de dedicar algo de tiempo al inicio del día para ver lo que debemos hacer y algo de tiempo al final de la jornada para ver cómo ha finalizado y para planificar el día siguiente.
Hay personas que me han dicho que no han sido capaces de hacerlo y siempre les respondo que no han aguantado lo suficiente para que los cambios se hayan fijado como hábitos o rituales diarios.
Recuerda que los “momentos TAR” representan uno de los ejes básicos del método FASE. Para que puedas aprovecharlos bien, Además de tener en cuenta factores externos como apagar o alejar los dispositivos móviles y, si es necesario, avisar a las personas que puedan contactar en ese tiempo contigo para que no lo hagan, también debes Buscar factores internos, es decir, los momentos del día en que te encuentras más motivado y con más energía para exponer de atención plena.
ADQUIRIR HÁBITOS, LA CLAVE DE TODO
Ya hemos dicho que un hábito es una cierta conducta rutinaria que se repite con regularidad y que sucede de manera inconsciente.
Para lograr adoptar un nuevo hábito, se necesita utilizar Nuestra fuerza de voluntad y energía.
El problema es que la fuerza de voluntad y la energía se agotan y en muchas ocasiones esto acaba ocurriendo antes de que el hábito se haya adquirido, máxime si pensamos que los patrones de comportamiento que repetimos con mayor frecuencia están muy afianzados en nuestra mente.
Esto explica Por qué los viejos hábitos Son tan difíciles de romper y los nuevos tan difíciles de formar.
Una primera etapa para eliminar la antigua forma de trabajar e ir cogiendo conciencia de todo lo que se debe ir cambiando de manera paulatina, una segunda etapa de confusión mientras abandonas definitivamente los antiguos hábitos e incorporas y sistematizas los nuevos y, por último, una tercera etapa donde rematas esta nueva forma de trabajo.
En la segunda etapa, una vez que hayamos logrado eliminar los viejos hábitos, es necesario ser exitosos a la hora de crear una serie de hábitos positivos, también Será muy importante fijar rutinas de trabajo más complejas para las horas del día en las que te encuentras con mayor energía y fuerza de voluntad, dejando lo más mecánico y reactivo para cuando el cansancio empiece a aparecer.
TRES MOMENTOS CLAVE
Para introducir en nuestra rutina diaria estas Buenas prácticas lo primero es estar motivados, es decir, tener algo que nos movilice para que el esfuerzo que supone hacerlo merezca la pena.
Además, como en los procesos de mejora de la productividad debemos incorporar muchos cambios y nuevas costumbres, tenemos que dar pequeños pasos graduales de forma constante y continua, Así que lo mejor es que empieces con objetivos pequeños y los lleves a cabo siempre en el mismo momento del día. A medida que vayas repitiendo esa actividad, al cerebro realizará las conexiones necesarias para automatizarla.
Es muy importante que encuentres un estímulo o activador que inicie el comportamiento relacionado con el nuevo hábito.
Después tendrás que establecer una rutina realizando ese comportamiento en el mismo momento y bajo las mismas circunstancias todos los días, y lo ideal es que minimices los riesgos de que aparezcan elementos tentadores que te alejen de ella, por ejemplo, apagar el wifi o alejarte del móvil.
Y, por último, Date una recompensa por haber cumplido Esta técnica es muy utilizada en psicología para reforzar comportamientos positivos para, de esta manera, facilitarle al cerebro que detecte esos activadores que te llevarán a la recompensa.
Además, así será mucho más fácil llevar a cabo esa acción que posteriormente se convertirá en un hábito.
“Cambiar no es fácil ni rápido, pero con tiempo y esfuerzo cualquier hábito se puede cambiar”.
CHARLES DUHIGG
EL PODER DE LA DISCIPLINA
Cuando observo a personas felices y realizadas profesionalmente siempre detecto que una característica común en muchas de ellas es la disciplina para hacer siempre lo que es importante.
Y esa disciplina se ven los hábitos diarios y semanales que te ayudan a alcanzar tus objetivos y que están alineados con ellos, pues te permiten estar más concentrado. Además, con el tiempo esas rutinas forman o refuerzan parte de tu carácter o tu forma de ser.
Siendo disciplinado es más sencillo alcanzar la frecuencia y repetición anheladas y, además, superas mejor los momentos de dificultad, mantienes tu trabajo regulado y pasas de la buena voluntad a la acción, incluso cuando menos te apetezca.
En consecuencia, creando hábitos y teniendo disciplina para cumplirlos dejaremos de consumir la fuerza de voluntad que, como la energía, tiene una limitación diaria y reforzaremos nuestra confianza y autoestima.
En situaciones complejas o difíciles puedes caer en el desánimo y pasar horas divagando realizando actividades sin provecho alguno.
La clave del éxito está en tener fuerza de voluntad para crear los hábitos y disciplina para mantenerlos. Este modelo de disciplina vuelve a hacer referencia a la lucha entre el cerebro ejecutivo y el cerebro emocional, entre la corteza prefrontal y el sistema límbico, entre lo que debemos hacer y lo placentero y sencillo.
TÉCNICAS QUE AYUDAN A FIJAR HÁBITOS
- Realizar una autoevaluación por escrito sobre cómo está funcionando tu planificación y organización y tomar conciencia de si vas en la dirección correcta o debes corregir algo.
- Reflexionar sobre cómo vas en los grandes temas prioritarios.
- Expresar tu estado emocional, lo cual ya es una buena técnica de autoanálisis y una estupenda manera de relativizar pensamientos o Estados emocionales Por el simple hecho de ponerlos por escrito.
MINDFULNESS ACTIVO: MOVILIZANDO LA ATENCIÓN PLENA
Existen otras fórmulas que permiten de una manera menos formal generar ideas, pensar y Buscar soluciones a cuestiones relevantes.
El hecho de reflexionar sobre algo en situaciones no habituales incrementa nuestras capacidades y conclusiones, pero es fundamental que Durante este ejercicio no tengas ninguna distracción y estés concentrado en el tema, pues si no cortarás ese pensamiento creativo y diferencial.
Además, ten en cuenta que si empiezas a reflexionar sobre temas de importancia con cierta antelación, darás más tiempo a tu subconsciente para trabajar en ellos, por lo que tendrán más posibilidades de encontrar mejores ideas o soluciones.
“O mandas Tú en el día o el día mandará en ti”
JIM ROHN
LEY DEL STOP AND THINK: PARARSE A PENSAR DESDE LA DISTANCIA
Stop and think consiste en detener y tomar distancia mental y a veces física con nuestras rutinas de trabajo y nuestro entorno para así poder analizarlos con mayor objetividad.
Es fundamental observarnos y observar las cosas desde fuera, por lo que este hábito es esencial para que midas tus progresos o te corrijas cuando te salgas del camino lógico y coherente que debería seguir.
Pero también para celebrar los progresos, pues Recuerda que esto revertirá en tu motivación para seguir dando pasos.
OTROS HÁBITOS O RITUALES QUE ME AYUDAN
Alguno de mis rituales semanales son:
- Realizo tres o cuatro sesiones de deporte a la semana mientras escucho algún podcast.
- Me marco un mínimo de tres o cuatro noches de lectura a la semana.
- Salgo a comer o a cenar con amigos al menos una vez a la semana.
En cuanto a los rituales diarios, estos son los que marcan mi agenda un día cualquiera
- Beber medio litro de agua fría al levantarme, porque durante la noche nos deshidratamos.
- Cinco minutos de reflexiones y abdominales para activarme.
- Veinte minutos para escribir.
- Diez minutos para revisar el día.
- Dos “momentos TAR”.
- Dos “momentos TUR” (con momentos de agrupar devolver llamadas, contestar correos o revisar el listado de temas pendientes de menor importancia).
- Diez minutos para revisar el día, planificar el siguiente y escribir algunas notas sobre el día.
LA AGENDA
Toda esta planificación personal y profesional debes guardarla por escrito para consultarla, tenerla presente o revisarla, por ellos es fundamental llevar una agenda y un calendario mensual, semanal y diario.
A los equipos con los que trabajo les insisto en lo importante que es utilizar una herramienta que le sirva recordatorio o de intercambio de información entre ellos, pues les permite ganar mucho tiempo.
Para ello, hay que formar al equipo para que todos aprendan a utilizar la herramienta y que luego se cree una cultura de uso. El esfuerzo merece la pena porque su efecto en la productividad de los equipos es muy positivo.
En definitiva, debemos diseñar estrategias que nos ayuden a sacar el máximo partido de estas tecnologías, sin anular las claves de la productividad.
De otra manera, nos arrastrarán a su uso no óptimo de una manera silenciosa y progresiva, siendo nuestro día a día una multitarea continua llena de ineficiencias.
En cualquier caso, independientemente de la herramienta, Es necesario anotar las ideas interesantes que nos surgen a lo largo del día, porque creer que al llegar a casa o a la oficina esas ideas volverán automáticamente a nuestra cabeza es totalmente erróneo
“Las personas realmente exitosas no piensan mucho sobre el tiempo. En vez de eso, se centran en valores, prioridades y hábitos coherentes”.
KEVIN KRUSE
